Lo que cuesta de verdad una automatización con IA por ejecución

Todos los casos de negocio que nos enseñan para una automatización con IA llevan un número: el precio por mil tokens. Casi nunca es el número que decide si la automatización se paga sola.

Este es un flujo real, anonimizado, con todas sus líneas. Las facturas de proveedor llegan por correo; la automatización extrae los campos, los cruza con un pedido de compra, contabiliza las que cuadran y encola el resto para una persona. Unas 4.000 facturas al mes.

El coste completo por factura

Llamadas al modelo: 0,004 €. Dos llamadas: una extracción en un modelo mediano con el texto del PDF, unos 3.000 tokens de entrada y 300 de salida, y una clasificación pequeña. Este es el número que cita todo el mundo y no llega a medio céntimo.

Conversión del documento: 0,006 €. Los PDF son escaneos, así que pasan por OCR antes de que el modelo los vea. El OCR gestionado se cobra por página y sale más o menos como el modelo. Los equipos se olvidan de esta línea porque no está en la página de precios del proveedor del modelo.

Operaciones de plataforma: 0,011 €. Veintidós ejecuciones de módulo por factura en un plan de pago de Make. No es mucho por separado; en agregado es más que el modelo, que es justo la cuestión.

Las APIs a las que se llama: 0,000 € aquí, porque el ERP está en casa y se licencia por usuario. En una empresa con un ERP SaaS que cobra por llamada, esta línea puede empequeñecer a todas las demás, así que compruébala antes de diseñar el abanico.

Reintentos y reprocesos: 0,003 €. Alrededor del 7 por ciento de las ejecuciones fallan una vez y aciertan en el reintento, casi siempre tiempos de espera del OCR con escaneos grandes. El intento fallido también se paga.

Revisión humana: 0,42 €. El 18 por ciento de las facturas cae en la cola de excepciones y cada una le lleva a una persona unos noventa segundos. A 55 €/hora con cargas sociales son 1,38 € por factura revisada, o 0,25 € promediado sobre todas. Súmale el 12 por ciento de las contabilizadas automáticamente que se revisan por muestreo y te plantas en 0,42 €.

Total: unos 0,45 € por factura, de los que el modelo es menos del uno por ciento.

Qué te dice eso que hay que optimizar

La tasa de excepciones es toda la economía. Bajar del 18 al 9 por ciento de excepciones ahorra más al mes que eliminar todas las llamadas al modelo, todas las páginas de OCR y la suscripción entera de la plataforma juntas. Por eso el trabajo después de arrancar no es afinar prompts por deporte: es encontrar los tres formatos de proveedor que generan la mitad de las excepciones y tratarlos aparte.

La segunda palanca es el número de operaciones de plataforma, no la elección de plataforma. Veintidós operaciones por factura es un diseño, y en este flujo once de ellas eran un iterador que existía para recomponer una lista, eliminado en una tarde. Eso es el contador de operaciones como arquitectura.

El modelo importa cuando —y solo cuando— estás ejecutando un agente conversacional con bucle de herramientas, donde una ejecución son quince llamadas en vez de dos. Entonces sube al primer puesto de la lista.

El número que justifica el proyecto

Frente a 0,45 €, el proceso manual era una persona metiendo facturas a cuatro minutos cada una: 3,67 € de mano de obra por factura, 176 horas al mes. La automatización cuesta unos 1.800 € al mes con todo, incluida la revisión, frente a 9.700 € de trabajo manual, y la construcción fueron quince días.

Lo que no pusimos en el caso de negocio, y deberíamos: tres días de mantenimiento por trimestre, porque los formatos de los proveedores cambian y una actualización del ERP rompió el paso de contabilización una vez. Presupuesta un diez por ciento de la construcción al año y el caso sigue saliendo con holgura.

Cómo medir el tuyo

Escribe modelo, tokens, latencia y resultado en una tabla en cada ejecución, y crúzala con la cola de excepciones. Dos semanas de eso te dan un coste real por ejecución y, más útil, un coste por ejecución desatendida y correcta, que es el único número que se compara honestamente con el proceso manual. La mayoría de equipos no saben producirlo, y por eso tantos casos de negocio de IA se argumentan en vez de calcularse. La observabilidad de las automatizaciones es cómo se llega ahí.

Qué hacer esta semana

Coge tu automatización más ejecutada y rellena las seis líneas de arriba para una sola ejecución. Si la línea de revisión humana falta porque nadie revisa la salida, eso no es un ahorro: es la línea de riesgo, y va en la misma tabla.